Πώς να μετατρέψετε αρχεία κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα Excel

• Παραγωγικότητα

Διαφήμιση

Θα έρθει μια στιγμή που θα πρέπει να ασχοληθεί με όλα τα είδη των πληροφοριών που αποθηκεύονται σε άλλα είδη αρχείων και να το φέρει στο Microsoft Excel. Δεν μπορείτε να ξεφύγετε από ένα υπάρχον αρχείο κειμένου. Σίγουρα θα βρείτε κάποια από αυτά κάθε μέρα.

Ξεκλειδώστε το φύλλο εξαπατήσεων "Essential Excel Formulas" τώρα!

Αυτό θα σας υπογράψει στο newsletter μας

Ακολουθούν μερικά καθημερινά παραδείγματα:

• Μια ανάλυση Excel των πωλήσεων ή των πληροφοριών προϊόντος που αποθηκεύονται σε ένα αρχείο κειμένου.
• Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δύο διαφορετικών λογισμικών (ίσως, από μια βάση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο).
• Τα ονόματα, οι διευθύνσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένα σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. εξαγωγή από το Microsoft Outlook στο Excel Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε οπουδήποτε Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook οπουδήποτε Πρέπει να εξάγετε τις επαφές του Outlook και δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε; Σας παρουσιάζουμε τον τρόπο εξαγωγής από το Outlook και την εισαγωγή στον προορισμό σας. Διαβάστε περισσότερα).

Το Microsoft Excel σάς παρέχει όλα τα εργαλεία για τη σύνδεση με εξωτερικές πηγές δεδομένων. Ας μιλήσουμε για αρχεία αρχείων με αστερίσκο.

Αυτό είναι ένα αρχείο με κείμενο

Όπως μπορείτε να δείτε, τα ονόματα και τα επώνυμα, οι εταιρείες για τις οποίες εργάζονται και άλλες λεπτομέρειες χωρίζονται με κόμματα. Αυτό το αρχείο κειμένου που απεικονίζεται με κόμμα είναι εύκολο να δημιουργηθεί σε οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Αυτή τη στιγμή δεν είναι χρήσιμη. Φέρτε αυτό σε ένα υπολογιστικό φύλλο και μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο επαγγελματικό έγγραφο.

Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να ψάξετε για διπλότυπα δεδομένα και να τα αφαιρέσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο για τη δημιουργία ετικετών και συγχώνευσης αλληλογραφίας Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και Excel Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και Excel Χρησιμοποιείτε ακόμα αντιγραφή και επικόλληση για τη δημιουργία ετικετών, ονόματα εμβλήματος ή άλλες εξατομικευμένες μαζικές επικοινωνίες; Η συγχώνευση αλληλογραφίας, ένα απλό εργαλείο αυτοματοποίησης του Microsoft Office, σας επιτρέπει να εκτυπώνετε τις ετικέτες σας σε δευτερόλεπτα. Διαβάστε περισσότερα αν οι διευθύνσεις είναι επίσης μέρος των δεδομένων.

Η βασική ιδέα είναι να εισάγετε τις πληροφορίες από ένα αρχείο κειμένου και να διαιρέσετε τα διάφορα στοιχεία σας σε ξεχωριστές στήλες και να ονομάσετε κάθε στήλη με μια κατάλληλη κεφαλίδα.

Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα το αρχείο με κείμενο

Τα 3 διαφορετικά είδη αρχείων κειμένου με περιορισμένο μέγεθος

Υπάρχουν τρία κοινά είδη αρχείων που οριοθετούνται ανάλογα με τον τρόπο διαχωρισμού (οριοθετήσετε) κάθε τιμής. Οποιοσδήποτε χαρακτήρας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διαχωρίσει τις μεμονωμένες καταχωρήσεις σε ένα αρχείο.

Για παράδειγμα: ο σωλήνας (|) ή ένας απλός χώρος. Αυτά τα τρία θα είναι τα πιο συνηθισμένα είδη οριοθετημένων διαχωριστών μεταξύ κάθε καταχώρησης κειμένου.

1. Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα.
2. Τιμές διαχωρισμένες με καρτέλες.
3. Τιμές διαχωρισμένες από τον παχύ έντερο.

Ο Διαχωριστής κειμένου κρατά κάθε τιμή ξεχωριστά από την επόμενη. Κάθε τιμή που ακολουθεί τον οριοθέτη και προηγείται της επόμενης εμφάνισης του οριοθέτη εισάγεται ως μία τιμή. Θυμηθείτε ότι η τιμή μεταξύ του καθορισμένου οριοθέτη μπορεί να έχει έναν άλλο χαρακτήρα οριοθέτησης, αλλά χρειάζεται ένα εισαγωγικό (") ή ένα απόστροφο (').

Μπερδεμένος; Οχι τόσο πολύ. Ας δούμε πώς με ένα παράδειγμα:

Σε ένα αρχείο κειμένου με ονόματα πόλεων και κρατών, ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένες τιμές όπως "Albany, NY".

Το Microsoft Excel μπορεί να διαβάσει το κόμμα (, ) μεταξύ των δύο λέξεων ως οριοθέτη. Για να αντιμετωπίσουμε τα ονόματα πόλεων και χωρών ως μία τιμή και να τα εισαγάγουμε σε ένα κελί Excel, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε διπλά εισαγωγικά ή ένα απόστροφο ως προκριματικό κειμένου. Εάν δεν έχει οριστεί χαρακτήρας ως προσδιοριστής κειμένου, το "Albany, NY" εισάγεται σε δύο γειτονικά κελιά όπως το Albany και η Νέα Υόρκη.

Εν συντομία, για να διατηρήσετε οποιαδήποτε τιμή σε μια στήλη ακριβώς όπως είναι, μπορείτε να περικλείσετε την τιμή στα εισαγωγικά ή σε ένα απόστροφο.

Όπως θα δούμε παρακάτω, το Microsoft Excel σας δίνει πλήρη έλεγχο στη διαδικασία εισαγωγής και σε ένα παράθυρο προεπισκόπησης για να δείτε τη μορφή των δεδομένων προτού γεμίσει τα κελιά.

Μετατροπή από ένα αρχείο κειμένου σε ένα υπολογιστικό φύλλο

Υπάρχουν πολλοί μετατροπείς σε απευθείας σύνδεση Πώς να μετατρέψετε οποιαδήποτε μορφή αρχείου σε απευθείας σύνδεση με δωρεάν εργαλεία Πώς να μετατρέψετε οποιαδήποτε μορφή αρχείου σε απευθείας σύνδεση με δωρεάν εργαλεία Αν θέλετε να μετατρέψετε ένα αρχείο, εδώ είναι η απόλυτη λίστα των τοποθεσιών θα πρέπει να απευθυνθείτε. Διαβάστε περισσότερα που μπορούν να πάρουν ένα αρχείο αρχείων κειμένου CSV και να ξεδιψάσουν ένα υπολογιστικό φύλλο XLS. Το Zamzar και το Convertio είναι δύο εξαιρετικά εργαλεία.

Αλλά δεν χρειάζεται να ψάχνετε για ένα μετατροπέα σε απευθείας σύνδεση, επειδή το Microsoft Excel έχει ένα εγγενές χαρακτηριστικό που κάνει τη δουλειά πολύ καλύτερα.

Ας πάρουμε ένα δείγμα αρχείου CSV και περπατήσουμε στα βήματα για να μετατρέψουμε τα αρχεία κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα. Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης ενός μικρού αριθμού τιμών που χωρίζονται με κόμμα σε ένα αρχείο σημειώσεων είναι καλό παράδειγμα.

Το Microsoft Excel μπορεί να βοηθήσει να μετατρέψει αυτό το μπερδεμένο μπερδεμένο σε τακτοποιημένες σειρές και στήλες. Στη συνέχεια, μπορείτε να πάτε να το εργαστείτε και να το μετατρέψετε σε μια όμορφα διαμορφωμένη αναφορά ή να την προετοιμάσετε για εκτύπωση.

Υπάρχουν τρεις τρόποι για να φέρετε δεδομένα σε υπολογιστικό φύλλο Excel από ένα αρχείο CSV. Ξεκινήστε πρώτα με το εύκολο.

Μέθοδος 1: Η αυτόματη εισαγωγή

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα .

2. Επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε να ανοίξετε. Το Microsoft Excel ανοίγει αυτόματα το αρχείο κειμένου και εμφανίζει τα δεδομένα σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

Αυτή είναι η πιο άμεση (και ταχύτερη) διαδρομή για το άνοιγμα ενός αρχείου CSV. Το Microsoft Excel χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μορφής δεδομένων για να διαβάζει και να εισάγει κάθε στήλη δεδομένων. Αλλά η αυτόματη εισαγωγή δεν σας δίνει την ευελιξία που θέλετε.

Ας δούμε λοιπόν τον δεύτερο τρόπο που χρησιμοποιεί έναν οδηγό.

Μέθοδος 2: Επαναφορά του οδηγού εισαγωγής κειμένου

Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε τη δομή των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε. Αρχίζει αυτόματα όταν εισάγετε αρχεία κειμένου (δηλαδή ένα αρχείο με επέκταση TXT).

Ανοίξτε το Microsoft Excel και περιηγηθείτε σε ένα αρχείο κειμένου (ή αλλάξτε την επέκταση του αρχείου CSV σε TXT).

Η Microsoft έκρυψε τον παλιό Οδηγό εισαγωγής κειμένου σε Excel 365 και 2016 (έκδοση 1704 και εξής). Αλλά μπορείτε να επαναφέρετε τον οδηγό εισαγωγής κειμένου από τις Επιλογές του Excel.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Δεδομένα .

2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Εμφάνιση οδηγών εισαγωγής δεδομένων παλαιού τύπου .

3. Για την εισαγωγή κειμένου ή αρχείων CSV, επιλέξτε From Text (Legacy) . Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε τις επιλογές.

4. Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό από την Κορδέλα. Μεταβείτε στην επιλογή Data> Get Data> Legacy Wizards> From Text (Legacy) . Αναζητήστε και ανοίξτε το αρχείο CSV που θέλετε να εισαγάγετε.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία τριών βημάτων για να ελέγξετε τη μορφή των δεδομένων.

Βήμα 1

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεται ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου στο πρώτο βήμα.

Επιλέξτε Περιορισμένη - Όταν τα στοιχεία του αρχείου κειμένου διαχωρίζονται από καρτέλες, τετράγωνα, ερωτηματικά, διαστήματα ή άλλους χαρακτήρες.

Επιλέξτε Fixed Width (Σταθερό πλάτος) - Όταν όλα τα στοιχεία έχουν το ίδιο μήκος και έχουν δομηθεί σωστά σε χωριστές στήλες.

Μερικές φορές, τα ακατέργαστα δεδομένα ενδέχεται να έχουν μια σειρά κεφαλίδων. Για παράδειγμα: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ).

Χρησιμοποιήστε την Έναρξη εισαγωγής στη σειρά για να επιλέξετε τη σειρά από την οποία θα αρχίσει η εισαγωγή.

Η Προέλευση Αρχείου μπορεί να παραμείνει στην προεπιλογή για τις περισσότερες περιπτώσεις.

Η Προεπισκόπηση εμφανίζει τις τιμές όπως θα εμφανίζονται όταν οριοθετούνται σε στήλες στο φύλλο εργασίας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο .

Βήμα 2

Επιλέξτε τους αποδιαμορφωτές για το αρχείο σας (κόμμα, στην περίπτωσή μας). Για κάποιο άλλο χαρακτήρα, επιλέξτε Άλλο και πληκτρολογήστε τον χαρακτήρα στο μικρό πεδίο. Το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων σάς δίνει μια ματιά στα δεδομένα της στήλης.

Επιλέξτε τους διαδοχικούς αποδιαμορφωτές Treat ως ένα πλαίσιο ελέγχου, εάν τα δεδομένα σας περιέχουν έναν απομεμακρυσμένο αριθμό χαρακτήρων μεταξύ των πεδίων δεδομένων ή εάν τα δεδομένα σας περιέχουν πολλούς προσαρμοσμένους οριοθέτες.

Για παράδειγμα, αυτό σας βοηθά να χειρίζεστε αρχεία τα οποία μπορεί να έχουν επιπλέον χώρο πριν ή μετά από έναν άλλο οριοθέτη. Μπορείτε να βοηθήσετε στον προσδιορισμό του χώρου ως άλλου οριοθέτη και να σημειώσετε αυτό το πλαίσιο.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Προσδιορισμός κειμένου για να επιλέξετε τον χαρακτήρα που περικλείει τις τιμές στο αρχείο κειμένου. Μιλήσαμε προηγουμένως πώς ένας προσδιοριστής κειμένου μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε ορισμένες τιμές σε ένα κελί αντί σε ξεχωριστές.

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων για να ελέγξετε την εμφάνιση.

Κάντε κλικ στο Next .

Σημείωση: Η οθόνη του οδηγού αλλάζει κατά την εισαγωγή δεδομένων σταθερού πλάτους.

Το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε πλάτη στηλών. Χρησιμοποιήστε την επάνω μπάρα στο παράθυρο για να ορίσετε ένα σπάσιμο στήλης που αντιπροσωπεύεται από μια κάθετη γραμμή. Σύρετε ένα σπάσιμο στήλης για να αυξήσετε ή να μειώσετε το πλάτος. Κάντε διπλό κλικ σε ένα διάλειμμα στη στήλη για να το καταργήσετε.

Σε ένα αρχείο σταθερού πλάτους, δεν χρησιμοποιούνται οριοθέτες για τον διαχωρισμό των τιμών στο αρχείο. Τα δεδομένα οργανώνονται σε σειρές και στήλες, με μία καταχώρηση ανά σειρά. Κάθε στήλη έχει σταθερό πλάτος, που καθορίζεται με χαρακτήρες, που καθορίζει τη μέγιστη ποσότητα δεδομένων που μπορεί να τηρεί.

Βήμα 3

Τα παράθυρα προεπισκόπησης καθίστανται πιο σημαντικά σε αυτήν την οθόνη επειδή μπορείτε να προσαρμόσετε με ακρίβεια τη μορφή των δεδομένων που μεταφέρονται σε κάθε πεδίο με τη μορφή δεδομένων της στήλης . Από προεπιλογή, το Microsoft Excel εισάγει δεδομένα στη γενική μορφή. Επιλέξτε τη στήλη στο παράθυρο προεπισκόπησης και ορίστε την κατάλληλη μορφή.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ...

• Κείμενο για τα πεδία κειμένου.
• Η ημερομηνία και η μορφή ημερομηνίας για κάθε στήλη που περιέχει ημερομηνίες.
• Γενικά για τη μετατροπή νομισμάτων στη μορφή νομίσματος του Excel.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί "Για προχωρημένους " για να καθορίσετε τον τύπο του δεκαδικού και τους χίλιους διαχωριστές θέσης για αριθμητικά δεδομένα.

Για παράδειγμα, αν θέλετε να εμφανίσετε 100.000 ως 1, 00, 000. Το Excel εμφανίζει τους αριθμούς σύμφωνα με τη μορφή που έχει οριστεί στις περιφερειακές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος . Εμφανίζεται ένα τελικό παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων .

Μην ανησυχείτε για αυτό πάρα πολύ τώρα. Σας δίνει μερικές επιλογές για να εισαγάγετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο ή για να δημιουργήσετε μια σύνδεση με μια εξωτερική βάση δεδομένων. Η εισαγωγή των τιμών που ορίζονται από κείμενο ως πίνακας στο παρόν φύλλο εργασίας είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

Η "παλιά" μέθοδος κληρονομιάς εξακολουθεί να είναι ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε όταν το αρχείο σας CSV είναι απλό. Εάν όχι, υπάρχει τώρα μια νέα μέθοδος που μπορεί να χωρέσει το λογαριασμό για τυχόν ανάγκες εισαγωγής κειμένου.

Μέθοδος 3: Χρήση λήψης & μετασχηματισμού δεδομένων

Η καρτέλα Δεδομένα περιλαμβάνει όλα τα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να συλλέξετε εξωτερικά δεδομένα και να τα συμπεριφέρετε όπως εσείς θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα και να την ανανεώσετε κάθε φορά που αλλάζουν τα εξωτερικά δεδομένα.

Είναι μια υπερβολή για απλά αρχεία CSV, αλλά ας πάμε μπροστά και δούμε πώς να φέρουμε σε στήλες οριοθετημένων δεδομένων στο Excel.

1. Ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας.

2. Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από το κουμπί Λήψη δεδομένων (στην ομάδα λήψης & μετασχηματισμού δεδομένων ). Επιλέξτε από Αρχείο> Από κείμενο / CSV .

3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου εισαγωγής, περιηγηθείτε στη θέση στην επιφάνεια εργασίας σας και επιλέξτε το αρχείο κειμένου CSV που θέλετε να εισαγάγετε. Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου εμφανίζεται με τις επιλογές που μπορείτε τώρα να επιλέξετε.

Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να αλλάξετε την κωδικοποίηση χαρακτήρων και την επιλογή του οριοθετημένου χαρακτήρα ή να εισαγάγετε έναν προσαρμοσμένο οριοθέτη.

Το Excel υπολογίζει τον απομεταδότη αναλύοντας από προεπιλογή τις πρώτες εκατοντάδες σειρές δεδομένων. Μπορείτε να αλλάξετε αυτό και αφήστε το Excel να δουλέψει και με ολόκληρο το σύνολο δεδομένων. Δεν συνιστάται αν έχετε εισάγει εκατομμύρια εγγραφές.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρτωση για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας σε ένα νέο όμορφο φύλλο εργασίας.

5. Κάθε φορά που εισάγετε δεδομένα στο Excel, δημιουργείται μια σύνδεση δεδομένων. Μπορείτε να εκτελέσετε ερωτήματα και να συνδέσετε το φύλλο εργασίας στην εξωτερική πηγή. Οποιαδήποτε αλλαγή στα αρχικά δεδομένα προέλευσης θα ενημερωθεί αυτόματα στο φύλλο του Excel.

6. Μπορείτε να ακυρώσετε αυτήν τη σύνδεση μεταβαίνοντας στο Data> Queries and Connections για να ανοίξετε τον πίνακα από την πλευρά του.

Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή . Ή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα αρχείου της πηγής δεδομένων και πατήστε Διαγραφή στο παράθυρο που εμφανίζεται. Αν είστε βέβαιοι, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ξανά.

Η μετατροπή των δεδομένων είναι πέρα ​​από το πεδίο εφαρμογής αυτού του εκπαιδευτικού προγράμματος. Έτσι, θα σας κατευθύνω στη σελίδα υποστήριξης της Microsoft Getting Started with Get & Transform στο Excel για περισσότερη βοήθεια.

Οι πολλές χρήσεις των οριοθετημένων αρχείων στο Excel

Πρέπει να διαχωρίσετε μια λίστα με τα ονόματα και τα επώνυμα και να τα προετοιμάσετε για εκτύπωση; Μετατρέψτε το αρχείο οριοθετημένου κειμένου στο Excel. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να εξάγετε έως 1.048.576 σειρές και 16.384 στήλες. Και τα αρχεία που οριοθετούνται υποστηρίζονται σχεδόν παντού. Χρήση του Excel ως χρονικού περιθώρου 14 Συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου στο Microsoft Excel 14 Συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου στο Microsoft Excel Αν το Microsoft Excel έχει καταναλώσει μεγάλο μέρος του χρόνου σας στο παρελθόν, ας σας δείξουμε πώς να το πάρετε πίσω. Αυτές οι απλές συμβουλές είναι εύκολο να θυμόμαστε. Διαβάστε περισσότερα με τις παραπάνω τεχνικές και τις παρακάτω συμβουλές.

Εξερευνήστε περισσότερα σχετικά με: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, υπολογιστικό φύλλο.