Η Τέχνη της Απολογίας: Πώς να πω Λυπούμαστε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και αυτό σημαίνει)
Διαφήμιση
Όλοι βιδώνουν μερικές φορές. Δοκιμάστε όπως εμείς, κανείς δεν είναι τέλειος. Όταν κάνετε ένα λάθος που βλάπτει κάποιον άλλο, είναι σωστό να προσφέρετε μια συγγνώμη.
Παρόλο που συχνά θα χρειαστεί να ζητήσετε συγγνώμη προσωπικά, κατά καιρούς προτιμάτε ή πρέπει να πείτε ότι λυπάσαι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να ζητήσετε συγγνώμη από επαγγελματίες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας βοηθήσουμε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτήν την κατάσταση.
Τα τρία συστατικά μιας σωστής συγγνώμης
Παρόλο που δεν υπάρχει γενικό πρότυπο, ένα γενικά αποδεκτό πρότυπο για συγνώμη περιλαμβάνει τρία μέρη:
- Αναγνωρίζοντας ότι κάνατε κάτι λάθος.
- Ανησυχείτε για τις ενέργειές σας και είστε ενθουσιασμένοι για να καταλάβετε πώς βλάπτουν το άλλο άτομο.
- Αποκατάσταση, όπου κάνετε την κατάσταση σωστή.
Θα εξετάσουμε το καθένα από αυτά τα τρία στοιχεία καθώς περπατάμε μέσα από το πώς να λυπούμαστε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Άνοιγμα της συγγνώμης σας
Πριν αρχίσετε να δημιουργείτε την πραγματική συγγνώμη, πρέπει να απευθυνθείτε στο άτομο στο οποίο γράφετε. Αυτό θα ποικίλει σημαντικά ανάλογα με τη σχέση σας με το άτομο.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε κάνει ένα λάθος σε μια επαγγελματική κατάσταση και, συνεπώς, πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα συγνώμης στον προϊστάμενό σας. Για παράδειγμα, θα πούμε ότι δεν ολοκληρώσατε μια κρίσιμη εργασία εγκαίρως, η οποία καθυστέρησε το έργο για όλους τους άλλους.
Σε αυτή την περίπτωση, ένας κατάλληλος χαιρετισμός θα ήταν "Αγαπητέ [Όνομα]". Εάν ζητούσατε συγγνώμη σε έναν φίλο, κάτι σαν "Hi [Name]" ή "Hello [Name]" θα ήταν πιο κατάλληλο.
Μην ξεχάσετε ούτε τη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού αδικηθεί κάποιος, ενδέχεται να μην είναι ευτυχής να δει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς. Κάνοντας κάτι σαν "Παρακαλώ αποδέχεστε τις απορίες μου" ή "Είμαι ειλικρινά συγνώμη" στη γραμμή θέματος είναι ένας καλός τρόπος για να καταστεί σαφές από την αρχή ποιο είναι το μήνυμά σας. Μην προσπαθήσετε να αποκτήσετε έξυπνα αρχεία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 15 Ακρωνύμια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για καλές γραμμές θέματος 15 Ακρωνύμια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε για αλυσιδωτές γραμμές γραμμής FYI, είμαι OOO έως EOD. BTW, PRB απόψε με Y / N. Αν δεν έχετε ιδέα τι σημαίνει οποιοδήποτε από αυτά τα αρκτικόλεξα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ας τα εξετάσουμε και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα .
Αναγνωρίζοντας το λάθος σας
Τώρα που ολοκληρώσατε το άνοιγμα, ήρθε η ώρα για το πρώτο ζωτικό μέρος της συγγνώμης. Εδώ πρέπει να προσδιορίσετε με σαφήνεια το πρόβλημα που συνέβη. Έχετε υπόψη σας τι κάνατε. μην προσπαθήστε να εκτρέψετε την ευθύνη σε κάποιον άλλο ή να κάνετε δικαιολογίες για το τι συνέβη.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τι να μην κάνετε:
Ενώ ξέρω ότι μου έλειπε μια σημαντική προθεσμία, δεν είναι δικό μου λάθος. Συνεργαζόμουν με τον Παύλο σε αυτό το έργο και σπαταλούσε πάρα πολύ από το χρόνο μου, ζητώντας μου μια δέσμη άσχετων ερωτήσεων. Ο υπολογιστής μου ήταν επίσης παγωμένος επάνω όλη την εβδομάδα και η IT δεν ήταν σε θέση να το εξετάσει ακόμα. Έτσι δεν είναι όλα εξαιτίας μου.
Ακόμα κι αν τα παραπάνω είναι αληθινά, δεν κάνει μια καλή συγγνώμη. Αυτό το κομμάτι πρέπει να αναγνωρίσει την ευθύνη σας στο σφάλμα.
Κάτι τέτοιο είναι πολύ καλύτερο:
Συνειδητοποιώ ότι μου έλειψε μια κρίσιμη προθεσμία. Αυτό το έργο ήταν πραγματικά σημαντικό για το τμήμα μας, και με εμπιστευθήκατε να το ολοκληρώσω εγκαίρως. Γνωρίζω ότι η αποτυχία μου να ολοκληρώσω το έργο εγκαίρως καθυστέρησε την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό αντικατοπτρίζει ελάχιστα την ομάδα μας και λυπάμαι γι 'αυτό.
Εδώ έχετε ξεκαθαρίσει σαφώς τι κάνατε εσφαλμένα, χωρίς να προσπαθήσετε να υποβαθμίσετε ή να εκτρέψετε.
Εκφράζοντας την περιφρόνηση για αυτό που κάνατε
Τώρα που έχετε ξεκαθαρίσει σαφώς το λάθος σας, πρέπει να δείξετε συνειδητοποίηση για το τι συνέβη. Λάβετε υπόψη ότι αυτό που κάνατε προκάλεσε πόνο, απογοήτευση και άλλα αρνητικά συναισθήματα στο άλλο άτομο.
Καταστήστε σαφές ότι αισθάνεστε τύψεις για την κατάσταση. Προσπαθήστε να τοποθετήσετε τον εαυτό σας στα παπούτσια τους και να καταλάβετε πώς οι πράξεις σας τους οδήγησαν να νιώσουν. Μην προσφέρετε εδώ μια εξήγηση για τη συμπεριφορά σας. Το σημείο της απολογίας είναι να επιδιορθώσετε μια κατακερματισμένη σχέση, για να μην αποδείξετε ότι είχατε δίκιο σε όλο το μήκος.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα πώς να πλαισιώσετε αυτό το μέρος της συγγνώμης:
Θέλω να συγχωρήσω ειλικρινά ότι δεν εκπλήρωσα τις υποχρεώσεις μου και ολοκλήρωσα το έργο που μου ανέθεσε εγκαίρως. Δεν υπάρχουν δικαιολογίες για αυτή την αποτυχία. Δεν μου αρέσει να γνωρίζω ότι άφησα την ομάδα μου κάτω και αισθάνομαι φοβερή ότι αυτό σας προκάλεσε αμηχανία όταν συναντήσατε τον πελάτη.
Η έκφραση της ενσυναίσθησης προσδίδει αυθεντικότητα για τη συγνώμη σας. Σας βοηθά να ξεχάσετε την προοπτική σας για μια στιγμή και να δούμε τι αντιμετωπίζει κάποιος άλλος.
Κάνοντας το σωστό
Οι λέξεις είναι σημαντικές, αλλά οι ενέργειες φέρουν πολύ μεγαλύτερο βάρος. Για να δείξετε ότι εννοείτε αυτό που είπατε, είναι σημαντικό να κάνετε τροποποιήσεις. Η λήψη μέτρων θα κάνει είτε την κατάσταση σωστή (αν είναι δυνατόν) είτε θα δείξει ότι θα κάνετε το καλύτερό σας για να μην επαναλάβετε το ίδιο λάθος.
Συνεχίζοντας με το παράδειγμά μας της απώλειας μιας προθεσμίας, αυτό θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως μέρος αποκατάστασης της συγγνώμης:
Στο μέλλον, για να αποφύγετε την απώλεια προθεσμιών, θα σας μιλήσω εκ των προτέρων εάν ανησυχώ μήπως θα μπορέσω να επιτύχω κάτι εγκαίρως. Θα είμαι περισσότερο ενήμερος για το πόσο χρονικά κρίσιμα έργα μου παίρνουν, και είμαι πρόθυμος να βάλει σε επιπλέον ώρες έξω από το γραφείο για να βεβαιωθείτε ότι έχουν τελειώσει. Αυτό δεν θα συμβεί ξανά.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην ξέρετε τι να προσφέρετε για να αντισταθμίσετε τη συμπεριφορά σας. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορείτε απλά να ρωτήσετε "Τι μπορώ να κάνω για να το κάνω αυτό σωστό;"
Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι να δείξετε πώς θα ενεργήσετε διαφορετικά στο μέλλον, για να αποφύγετε να επαναληφθεί το ίδιο ζήτημα.
Κλείνοντας την συγγνώμη σας
Τώρα απλά πρέπει να ολοκληρώσετε το μήνυμα. Αυτό είναι αρκετά απλό, αλλά βεβαιωθείτε ότι κρατάτε τον τόνο κατάλληλο. Θα πρέπει να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για την ανάγνωση του μηνύματος συγνώμης και να του ευχηθείτε καλά.
Μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να τους προσκαλέσετε να συζητήσουν τι είπατε περαιτέρω. Αυτό δείχνει ότι είστε ειλικρινείς και ανοιχτοί σε πρόσθετο διάλογο.
Εδώ είναι ένας τρόπος να κλείσετε το email επαγγελματικής συγνώμης σας:
Σας ευχαριστώ που το διαβάσατε. Εάν υπάρχει κάτι που θα θέλατε να συζητήσετε περαιτέρω, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου για να μπορέσουμε να το πετύχουμε.
Με εκτιμιση,
[Το όνομα σου]
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε "Ειλικρινά", άλλες επίσημες κλεισίματα, όπως "Καλές σχέσεις" θα λειτουργήσουν επίσης.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το σωστό μέσο;
Εξετάσαμε πώς μπορείτε να ζητήσετε συγγνώμη από επαγγελματίες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά πριν αρχίσετε να γράφετε τη δική σας, θα πρέπει να εξετάσετε εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το σωστό μέσο για τη συγνώμη.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει βεβαίως οφέλη όταν πρόκειται για συγγνώμη. Επειδή δεν υπάρχει χρονικός περιορισμός, μπορείτε να συνθέσετε τις σκέψεις σας με σαφή και άμεσο τρόπο. Εάν η γρήγορη συγγνώμη είναι σωστή, η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπει να επικοινωνήσετε μαζί της σε σύντομο χρονικό διάστημα. Και σε αντίθεση με την προσωπική συγνώμη, δεν χρειάζεται να είσαι αυθόρμητη και να αντιδράς σε αυτό που λέει το άλλο άτομο.
Αλλά δεν είναι όλα καλά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι λιγότερο προσωπικό από μια προσωπική (ή τηλεφωνική κλήση) συγγνώμη. Ανάλογα με τη ρύθμιση της επιχείρησής σας, η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αντιμετωπιστεί ως δειλή αν εμφανίζεται αυτοπροσώπως. Μην κρύβετε πίσω από μια οθόνη.
Ζητήστε συγγνώμη για να διορθώσετε λάθη
Η σωστή απολογία είναι μια πολύτιμη ικανότητα ζωής. Όλοι δεν ξέρουν πώς να το κάνουν, οπότε είναι εύκολο να αφήσετε το άλλο άτομο να αισθάνεται ακόμα πιο απογοητευμένο από πριν. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον βασικό οδηγό για το πώς να πω συγνώμη στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και θα είστε στο δρόμο σας προς μια επισκευασμένη σχέση.
Λάβετε υπόψη ότι ο απώτερος στόχος μιας συγγνώμης είναι να ξαναφτιάξει τη σπασμένη εμπιστοσύνη. Έχετε κάνει κάτι λάθος και τα τρία παραπάνω βήματα είναι ο τρόπος με τον οποίο είστε ιδιοκτήτης του και διορθώστε το. Μην το καταφέρετε.
Στη συνέχεια, θα μπορούσατε να μάθετε περισσότερα για το πώς να γράψετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 τρόποι για να γράψετε επαγγελματικά μηνύματα που εξοικονομούν χρόνο και προσπάθεια 5 τρόποι για να γράψετε επαγγελματικά μηνύματα που εξοικονομούν χρόνο και προσπάθεια Είναι μια ικανότητα να γνωρίζετε πώς να γράψετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξοικονομούν χρόνο και να πάρει απαντήσεις . Αφήστε αυτά τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας βοηθήσουν. Διαβάστε περισσότερα .
Εξερευνήστε περισσότερα σχετικά με: Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Online εθιμοτυπία, Επαγγελματική δικτύωση, Απομακρυσμένη εργασία, Συμβουλές γραφής.
